Plusy i minusy PowerPointa

PowerPoint: narzędzie popularne, użyteczne, sprawdzające się w tysiącach sytuacji i grup – a zarazem na tysiące sposobów stosowane błędnie i nieprofesjonalnie. Jakie są zalety i wady pracy z prezentacjami multimedialnymi w pracy trenera i menedżera?

Kiedyś prezentacje w PowerPoincie [dalej PPT – przyp. autora] były nowinką, atrakcją. Przenośne komputery były drogie, rzutniki jeszcze droższe, mało która sala szkoleniowa była wyposażona w taki sprzęt. Standardem był flipchart i rzutnik pisma (ktoś jeszcze pamięta dzisiaj to drugie urządzenie?). Technologia szczęśliwie poszła naprzód i dzisiaj rzutnik do notebooka to nie tylko wyposażenie co drugiej sali szkoleniowej, ale przenośny sprzęt wielu profesjonalnych trenerów.

Napisałem „szczęśliwie”, bo to bardzo przydatna pomoc dydaktyczna. Jednak prostota obsługi powoduje, że … niektórzy użytkownicy robią to niefachowo, a pomoc staje się utrudnieniem. Stąd kiczowate slajdy będące jedną wielką kolekcją ściągniętych z Internetu klipartów i animacji, stąd tak często wyśmiewane w moich tekstach zjawisko „czytacza PowerPointa”… Co warto wiedzieć o PowerPoincie, jakie są jego zalety i jego wady? Jakie daje korzyści, a jakie są jego ewidentne ograniczenia?

Mocne strony pracy z PowerPointem

Masz konspekt przed oczami
Kiedy prowadzisz szkolenie lub prezentację, w jakiś sposób przypominasz aktora. Oczywiście, „grasz” siebie i masz swój tekst, ale podobnie jak aktor musisz ten tekst znać. Prezenter ani trener nie może czytać z kartki, nie powinien też uczyć się tekstu na pamięć, z kilku powodów o których piszę w innych publikacjach. Prezenter i trener powinni mówić z głowy, mając jednak w pobliżu konspekt swojego występu, aby w razie potrzeby przypomnieć sobie, co dalej. PPT jest tu genialną pomocą – nie dość, że slajdy są ułożone w ustalonej kolejności, to jeszcze nie trzeba do nich zaglądać ukradkiem, bo widać je na monitorze i na ekranie!

Urozmaicasz swoje wystąpienie
PPT mogą ożywić występ i bardzo wzmocnić przekaz (jeśli wykorzystasz tę pomoc rozsądnie). Oprócz tekstu możesz na przykład pokazać zdjęcie obrazujące to, o czym mówisz (a jak wiesz „jeden obraz wart jest tysiąca słów”). Możesz pokazać fragment filmu (także własnego), możesz puścić nagranie audio (np. rozmowy telefonicznej, gdy mówisz o telemarketingu)… Mój znajomy wykłada geografię i pokazuje studentom własnoręcznie przygotowane animacje wyjaśniające różne zjawiska przyrodnicze. To jest i ciekawe, i bardziej kształcące niż sam wykład.

Oszczędzasz czas (dzięki recyklingowi slajdów)
W swoich zbiorach mam kilkaset slajdów, które są bazą do bardzo wielu szkoleń. Oczywiście, modyfikuję je w zależności od grupy i tematu szkolenia, zmieniam przykłady, łączę w innej kolejności, ale i tak oszczędza mi to masę pracy. W dawnych czasach, gdy zamiast rzutnika był tylko flipchart, plansze trzeba było za każdym razem przygotować ręcznie w domu. Zabierało to czas i najczęściej plansza była jednorazowego użytku (papier się zaginał na rogach i wyglądało to mało estetycznie). Slajdy się nie zaginają, nie żółkną, nie trzeba ich nosić w tekturowej tubie – dopóki w gniazdku jest prąd, działają i zawsze są jak nowe.

Dopasowujesz się do obowiązujących standardów
To też jest ważny argument. Po prostu wykorzystanie PPT to norma w dzisiejszych szkoleniach i w większości wypadków rezygnując ze slajdów wzbudzisz zdziwienie. Jeśli natomiast ich używasz – na „dzień dobry” jesteś traktowany jak profesjonalista, choć jeszcze nikt nie widział Twojej pracy. Inna sprawa, że 95% osób korzystających z prezentacji w PowerPoincie robi to nieprofesjonalnie, ale o tym zdaje się już pisałem…

… ponieważ oprócz zalet

PowerPoint ma też ograniczenia.

Łatwo popaść w sztampę lub przesadę
Początkujący użytkownicy PPT (hehe, też przez to kiedyś przeszedłem…) mają pokusę, by wykorzystać jak najwięcej możliwości programu. W standardzie są setki wzorów tła i dziesiątki czcionek, a z Internetu można ściągnąć kolejne. Do tego darmowe albo „spiracone” animacje i rysunki, niektóre pokazywane na niemal każdym korporacyjnym szkoleniu. Programiści i graficy napracowali się nad tym wszystkim solidnie, ale będę Cię namawiać do oszczędnego korzystania z ich twórczości. Szlachetna prostota jest skuteczniejsza od „wypasionych” graficznie slajdów.

Uzależnienie od sprzętu
PPT jest naprawdę świetnym narzędziem, sam z niego korzystam. PPT jest jednak narzędziem tak długo, jak długo w gniazdku płynie prąd, a Twój komputer się nie zawiesza. Niezależnie od coraz doskonalszych technologii i coraz mniej zawodnych urządzeń warto pamiętać, że PPT jest TYLKO narzędziem i w sytuacjach awaryjnych ważne jest to, co masz w głowie, a nie to, co „właśnie chciałem państwu pokazać, tylko nie wiem dlaczego się nie chce odpalić”.

Większe wymagania wobec sali
Spotkanie lub szkolenie bez PPT możesz przeprowadzić właściwie wszędzie: na łące, na korytarzu, w klitce pod schodami (choć nie polecam…). Sam prowadziłem już szkolenie w szklarni, z czego często żartuję w moich publikacjach. Zastosowanie rzutnika wymusza jednak pewne wymagania dotyczące miejsca. Musi być miejsce na rzutnik i komputer, musi być ekran lub jasna ściana widoczna dla wszystkich uczestników, musi być podwójne gniazdko elektryczne lub przedłużacz… Wydawałoby się, że powinien to być standard, ale wcale tak nie jest. Wielokrotnie zdarzało mi się wchodzić do sali teoretycznie „szkoleniowej”, w której zamiast ekranu było okno, a do najbliższego gniazdka miałem 8 metrów. Byłem też poproszony o występ w sali szkoleniowej typu „full-wypas”, z rzutnikiem w suficie i elektrycznie opuszczanym ekranem – tyle tylko, że jedynej osoby mającej pilota do tych urządzeń akurat nie było w firmie…

Syndrom czytacza
Częstym zjawiskiem w salach szkoleniowych i na prezentacjach biznesowych jest, niestety, „czytacz PowerPointa”. Czytacz to ofiara techniki. Chowa się za swoim komputerem jak za tarczą, a całą inicjatywę oddaje slajdom. Nawet jeśli sam je przygotował, slajdy mówią za niego. Są przeładowane tekstem, a czytacz większość czasu prezentacji spędza na ich czytaniu na głos. Uczestnicy prezentacji się nudzą (sami przeczytali slajd wcześniej w myślach, więc cierpliwie czekają na jakąś pomyłkę albo różnicę między wykładem a slajdem). Czytacz PowerPointa zapomina o kontakcie wzrokowym z publicznością (po co mu publiczność, skoro może patrzeć w monitor) i przez to przestaje kontrolować przebieg prezentacji. Jeśli źle zaplanował czas (a prawie zawsze tak się dzieje, bo „czytacze” mają tendencję do robienia zbyt wielu slajdów), to ostatnie slajdy są albo czytane dwa razy szybciej, albo przeskakiwane na oczach publiczności („tego już państwu nie pokażęęęę… tego może też nie, bo nie mamy czasuuuuu…”). Czytacz nie rządzi swoją prezentacją, robią to za niego slajdy, których czytacz staje się niewolnikiem.

PowerPoint stał się wspaniałym narzędziem dla wielu osób występujących publicznie. Trener może pokazać „jeden obraz wart tysiąca słów” i nie musi już pracowicie rysować w domu plansz do flipchartu. Prezenter sprzedażowy może wyświetlić powiększony obraz produktu i bez trudu zobaczy go nawet osoba w ostatnim rzędzie. Menedżer prowadzący spotkanie może przy pomocy PowerPointa opowiadać swojemu zespołowi o planach na przyszłość, wyświetlając cały czas nowe cele, aż przez zmysł wzroku trafią do podświadomości.

Ty też możesz osiągnąć przy pomocy tego narzędzia niesamowite efekty.

Jest jeden warunek, aby tak się stało. Power Point będzie użytecznym narzędziem, jeśli zaczniesz go traktować właśnie jak narzędzie. Narzędzie którym trzeba nauczyć się posługiwać i które jest tylko pomocą w Twoich rękach.

Powodzenia!

Jerzy Rzędowski